表現管理及員工培育

人力資本是任何一間機構最重要的資產。就公務員而言，要良好管治和提供公共服務，維持一支高水平的優質隊伍不能或缺。委員會支持當局採取全面的員工發展方針，全方位為各級員工訂立周詳的事業發展計劃，並透過適當的培訓，讓員工增進合適的工作閱歷。

為了讓公務員更能提升表現和發揮潛能，委員會多年來一直與公務員事務局合作，加強公務員隊伍的表現管理制度。委員會如發現個別局 / 部門在執行上有不足之處，會直接向有關的局 / 部門反映。若涉及需要更新政策指引和程序，會要求公務員事務局發出更清晰的指引供各局 / 部門遵行。我們亦會按情況建議有關的局 / 部門向公務員培訓處尋求協助，以解決問題。年內，公務員培訓處先後與兩個部門合作，加強當中一個部門在管理員工工作表現和人事管理的措施，又為另一部門重新設計不合時宜的員工評核報告表格，引入現代人力資源管理原則和要求。為裝備職系主管的人事管理技巧，我們已建議公務員培訓處為各局 / 部門制訂專設的人力資源培訓課程，以配合不同局 / 部門的人手情況和管理需要。委員會期望上述課程能在來年相繼推出。

一如既往， 公務員培訓處在二零一九年繼續開辦管理員工表現工作坊。據悉，公務員培訓處為各級人員舉辦有關工作表現管理原則和撰寫表現評核報告技巧的培訓課程超過 30 個。此外，該處又安排了 37 個切合各局 / 部門人員需要的工作表現管理培訓班 / 簡報會，並為 31 個局 / 部門舉辦了 84 個以中文和英文撰寫表現評核報告的工作坊。

委員會會繼續留意局 / 部門在管理員工工作表現有否需要改善的地方。以下段落載述部分委員會所提的建議。

如何管理員工工作表現是人力資源管理策略重要的一環，也是人力資源管理決策的基石。在整個過程中，督導人員必須密切監察下屬的表現，適時提供具建設性的意見。為協助員工發展，評核報告是人事管理不可或缺的工具。逾期撰寫評核報告會削弱評核報告的功用，亦會剝奪受評人及早知悉其表現優劣的機會，令受評人不能及時作出改善。委員會經常強調，評核報告作為管理員工工作表現的工具，應準時填寫。逾期撰寫評核報告會妨礙管方推動良好人事管理的工作，更會有連鎖效應，影響晉升選拔委員會會議的召開，優秀人員的晉升時間以至整體員工士氣也可能因此受到影響。

雖然逾期撰寫評核報告的情況有明顯的改善，但誤時填寫的問題在二零一九年仍然不時發生。委員會理解評核人和加簽人需要同時處理其他迫切的工作，但管理員工及其工作表現也是他們不可分割的職責，理應責無旁貸適時完成有關工作。

委員會留意到，逾期撰寫評核報告的問題在設有評核委員會的職級和職系，尤為明顯。委員會了解到，覆核人必須先待評核委員會完成工作，才能填寫其負責的部分。根據《工作表現管理指引》，所有填寫工作均須在評核周期完結後三個月內完成。有見及此，委員會向公務員事務局建議調整有關規定，給予設有評核委員會的職級額外一個月時間完成其評核工作，但晉升選拔工作則仍維持在評核周期完結後的六個月內進行。公務員事務局經考慮後接納我們的建議，並於二零一九年十一月公布經修訂的指引，正式實施。委員會希望評核委員會獲較多時間完成工作後，評核人、加簽人和覆核人可以緊密合作，致力全面達到準時撰寫報告的目標。

評核員工工作表現必須如實和公平客觀。評核過於寬鬆，尤其是涉及數量眾多的員工，往往令人無從識別個別人員表現的優劣，也會令晉升選拔委員會難以從工作表現記錄鑑別真正的優異者，從而作出理據充分的建議。年內，委員會在審議部分職系的晉升選拔建議時，發現情況一如往年，評核報告整體評級獲評為最高級別的百分比仍然偏高，不少評核人員依然傾向給予絕大部分合資格人員的工作表現相同評級。其中有晉升選拔個案，所有合資格人員在四年評審期內一律獲相同評級。

雖然晉升選拔委員會不應單着眼於工作表現的評級，而須兼顧評核報告內的詳細書面評語，作出全盤考慮。但給予全部或絕大部分合資格人員相同的評級，會令晉升選拔委員會難以比較和識別個別人員的表現孰優孰劣。督導人員給予員工籠統的評語，例如只表示個別人員仍需努力提升工作表現，但又沒有具體說明該員的缺點或所欠缺的能力，同樣難以令委員會信納晉升選拔委員會的建議是理據充分的。委員會除要求有關各局/ 部門檢視評核標準和按情況調整評核報告的評級外，也有要求職系管方責成所有督導人員要如實撰寫評核報告，並須嚴謹地判別受評人的不同才能，讓相關晉升選拔委員會掌握更實質的理據，評估個別受評人是否適合晉升。在一宗個案中，我們特別要求部門認真考慮設立評核委員會， 以解決這個長期問題。

評核員工工作表現是評核人與受評人雙向溝通的過程。受評人須被告之所需改善的地方，而評核人則應如實評核。如評核人在擔任晉升選拔委員會成員時就某受評人的工作表現發表一些沒有在評核報告內反映的意見，不但對該受評人不公，亦會損害晉升選拔委員會的公信力。委員會因此敦促有關的局 / 部門避免犯上類此問題，並責成所有評核人在填寫工作表現評核報告時，必須遵循《工作表現管理指引》行事。

在一宗建議延長試用期的個案中，委員會在檢視有關試用人員的工作表現評核報告時，發現其督導人員在連續五份報告中所作出的書面評語幾乎完全相同。此舉與工作表現評核制度的目的背道而馳，亦無助受評人了解其工作表現和進度。我們已建議部門提醒該評核人，需要對受評人在不同評核期的實際工作表現及進展作出具體的描述。

設立評核委員會是為了確保同一職級的評核標準一致，以求評級公允 (包括工作表現、關鍵才能和晉升能力方面的評級)。評核委員會的任務是要在評核標準出現差異時校平和調節評核報告的評級。如經常出現評核標準過寬 / 過嚴的情況，以致覆核人須就評核人 / 加簽人在評核報告中所採用的評核標準提出意見，則有關的局 / 部門適宜成立評核委員會。

在審議一個部門提交的數項晉升建議時，委員會喜見有關的評核委員會能充分發揮其職能，值得讚賞。相關評核委員會不但就評核標準給予具體而有用的建議，還為評核人和加簽人提供具建設性的意見，以改善他們填寫評核報告各相關部分的撰寫和表達技巧。評核委員會就評核報告作出詳盡的意見和評語，反映他們充分了解受評職級的工作性質，以及受評人應達至的工作表現標準。職系管方亦有把評核委員會的意見 / 調整的評分妥為存檔，並告知所有相關人員，以便他們作出回應及 / 或跟進。委員會認為相關評核委員會的工作出色，值得表揚。

委員會支持各局 / 部門採用以才能為本的模式，管理員工表現，讓評核人評估受評人的才能與較高一級職位的要求相差多遠，並因應才能上的差距，釐定受評人的培訓及發展需要。以才能為本的評核模式亦有助評核人更準確評估受評人的潛質和晉升能力，為職位調派或晉升安排提供依據。近年愈來愈多職系採用以才能為本的評核報告表格，委員會對此感到鼓舞。委員會已建議各局 / 部門在轉用新評核報告表格時，應作出周詳部署，同時亦應進行適當的員工諮詢，否則，可能會引起混亂。從委員會在年內審視的一宗個案中所見，轉用新評核表格時如安排不周，甚至會影響晉升選拔工作的進行。委員會在審視該部門的晉升建議時，得悉部門在評核周期中段改用以才能為本的評核表格，並採取新的評核準則。部門沒有清晰說明新評核準則及其評級表是否適用於整個評核期，抑或只是由採用當日起適用。同一個評核周期出現兩套評核準則，除了令評核人的工作變得複雜外，相關晉升選拔委員會在比較個別人員表現優劣時亦更為困難。評核報告涉及不同的截算日期，引申的問題尤為明顯。對於為加強管理工作表現制度所採用的新措施，委員會表示支持，但建議該部門在採用這些措施前應充分評估有關影響和執行細節。

根據《工作表現管理指引》，如受評人按晉升選拔委員會推薦長期署任高一級職級，評核人應就其在署任期的工作表現另行撰寫評核報告。按照一般原則，受評人於署任期間在每項任務 / 職責 / 工作目標的表現，應根據其署任職級的要求評核，而其關鍵才能及晉升能力則應根據其實任職級的要求評核，以便晉升選拔委員會考慮有關人員是否勝任較高職級。在一宗個案中，委員會發現部門在評核一名人員的工作表現時，錯用了一份適用於其署任職級的評核報告表格。在另一宗個案中，一名受評人在評核周期中段已晉升至較高職級，但評核人仍使用較低職級的評核報告表格，評核該員的年度工作表現。兩宗個案都沒有遵行填寫評核報告的指引。為確保評核能恰當持平，委員會已提醒有關部門必須採用正確的評核報告表格、才能綱領及評核標準，評核受評人的工作表現。

試用 / 試任人員應在各方面均被評為合適， 才獲確認通過試用 / 試任關限。為方便妥善管理試用 / 試任制度，部門 / 職系首長應密切監察試用 / 試任人員的工作表現，定期給予意見，並按需要及早採取所需的行動 (包括指導、輔導或在適當時終止試用 / 試任)。依時撰寫評核報告並如實報告員工的能力和才幹，對決定有關人員是否適合通過試用 / 試任關限，尤其重要。

在審議拒絕批准一名人員通過試任關限的建議時， 委員會在其評核報告中發現， 雖然在試任期剛開始時，部門已察覺該員有不足之處，但評核人和加簽人都沒有在第一份試任報告中匯報，也沒有記錄顯示管方曾向該員提供意見 / 輔導。管方直到試任期最後一個月，才決定採取行動，終止其試任。在涉及另一名試用人員的個案中，雖然第四份試用報告已記錄有關人員的弱點和工作表現不足之處， 但該員在評核周期完結後三個月才獲上司告知需作改善的地方。其後，該部門特別安排為該員撰寫季度評核報告， 以加強監察其工作表現。在上述兩宗個案， 有關部門 / 職系管方理應及早採取所需行動。拖延管理行動不但削弱工作表現管理制度的成效，也令管理行動變得不適切。委員會敦促有關部門 / 職系管方，如察覺有人員的工作表現出現轉差迹象或持續未達標準，應從速採取管理行動。此外，管方如與員工會晤和提出具體的改善建議，也應清楚記錄在案，以便日後跟進。

培育員工是人力資源管理不可或缺的一環。委員會提倡訂定全面的員工發展計劃，包括為各級員工制訂周詳的事業發展職位調派政策及有系統的培訓計劃。完善的員工發展計劃有助提升員工的能力，讓他們作好準備承擔更多不同職責，以助建立人才庫，令部門員工能順利接任。委員會認為，職系管方應定期檢討職系人員的培訓和發展需要，讓人員掌握所需技能，應付不斷轉變的服務需求和新挑戰。

年內， 委員會欣悉有一職系的管方採納了委員會建議，著手制訂包含職位調派安排的事業發展計劃，以增進職系人員的知識和經驗。委員會讚賞職系管方反應積極，並鼓勵該管方繼續努力，敲定事業發展計劃。