第二章

公務員聘任

2.1
公務員聘任的原則是「用人以才」。除了選拔才德兼備的人員外，委員會亦須確保遴選過程穩妥公允，所有合資格人選均得到充分且全面的考慮。二零二零年，委員會審議了 1 159 項建議，並作出意見，當中 1 130 項與聘任有關，其餘 29 項則與品行及紀律有關。所有建議都是各局 / 部門努力工作的成果，當中包括 140 項招聘工作和 704 項晉升選拔工作，涉及數以千計萬計的申請人和合資格人員，他們的職位申請和晉升條件必須仔細評核。此外，委員會亦就 22 宗延長服務或退休後重行受僱個案提供意見，其中 20 宗為按照公務員事務局二零一七年六月公布的經調整機制進行續聘工作的個案，另有173 宗涉及延長或終止試用期或試任期的個案，其餘 91 宗則為其他與聘任有關的個案。
2.2
除了就個別建議提供意見外， 委員會也會就公務員事務局新訂的聘任政策向該局提供意見。委員會亦會與公務員事務局合作，務求改善和精簡聘任程序，並按需要提出檢討事項。本章詳細闡述委員會在這方面的工作。
公務員招聘
2.3
招聘公務員的工作由公務員事務局及各局 / 部門負責。招聘可以用公開招聘或內部聘任方式進行，亦可以兩者並用。對於須向委員會提交建議的個案5 ，委員會會查核遴選標準是否客觀、招聘程序是否恰當。招聘工作如採用新的篩選準則，必須先徵詢委員會意見。我們會仔細審視，確保有關準則公平合適。我們也會向各局 / 部門建議改善措施，縮短招聘時間，以便盡早向獲選應徵者發出聘書。
5
就招聘而言，這是指職級的最高月薪不少於總薪級表第2 6 點的訂明金額( 二零二零年年底為53,500元)或同等薪點金額的人員，但不包括：(a)屬於非學位及非專業職系的基本職級人員；以及(b)訂明不在委員會職權範圍內的司法人員、廉政公署人員和香港警務處紀律職系人員。
2.4
二零二零年，委員會一共就 140 項招聘工作提供意見，涉及1 471 個職位空缺，當中 1 397 個（分屬 135 項招聘工作）是以公開招聘方式填補，其餘 74 個（分屬五項招聘工作）則以內部聘任方式填補。這些聘任個案的分項數字和二零二零年與先前四年的建議聘任人數比較表，載於附錄 V。委員會就年內審議的招聘建議所提出的一些具體意見，載於第三章。
2.5
各局 / 部門就招聘委員會的建議徵求委員會意見時，必須在招聘委員會報告中清楚準確提供一切所需資料。為使委員會秘書處收到建議後，無需要求有關的局 / 部門提供補充資料或作出解釋，委員會請公務員事務局考慮制訂所需資料清單和報告範本，協助各局 / 部門擬備招聘委員會報告。委員會的建議獲公務員事務局接納和支持。公務員事務局參考了由委員會揀選的一些例子，在二零二一年二月十一日以備忘錄形式推展委員會上述的建議。委員會相信，各局 / 部門和委員會秘書處在處理招聘建議時會更為便捷和有效率。
公務員晉升選拔
2.6
在公務員晉升選拔方面，委員會的職能是就公務員的晉升事宜6 向政府提供意見，確保政府採用公平公正的晉升制度，選拔最合適和能幹的人員擔任較高職級的職務。在審議各局 / 部門提交的晉升建議時，委員會須信納選拔程序恰當穩妥，不論合資格人員是按何種條款受聘，他們的晉升條件均會按才幹、經驗、工作表現、品格及晉升職位所規定的資格（如有）等準則，得到公平且充分的考慮。此外，委員會亦會就晉升選拔工作的程序和管理員工表現的相關事宜提出意見，以求改善不足之處，並使整套公務員晉升選拔制度更趨完善。
6
根據委員會的職權範圍，有關中、高級人員( 職級的最高月薪不少於總薪級表第2 6 點 的訂明金額或同等薪點金額的人員) 的晉升建議，必須提交委員會審議和徵詢意見，當中不包括不 在委員會職權範圍內的司法人員、廉政公署人員及香港警務處紀律職系人員。
2.7
年內，經委員會提供意見的晉升選拔個案有 704 宗，涉及 8 881 名人員獲建議晉升或署任。公務員的晉升，競爭向來激烈，對某些職系和職級來說，晉升機會在公務員生涯中或許只有一次。因此，委員會必須確保晉升選拔委員會進行選拔時的每一個環節，包括釐定候選人資格都是公平客觀的。上述個案的分項數字及與先前四年同類數字的比較，載於附錄 VI。委員會審議該等建議後所提出的一些具體意見，載於第四章。
延長公務員服務年期
2.8
政府在二零一五年一月宣布決定採取一系列措施，延長公務員的服務年期，措施之一是容許較最後延長服務期為長的繼續受僱期（下稱「繼續受僱」）。政府在諮詢委員會後，已由二零一七年六月起全面推行該措施。
2.9
繼續受僱計劃所訂的遴選程序是參照晉升及招聘委員會的運作模式，讓合資格人員經遴選後繼續受僱。如有關職位屬委員會的職權範圍，則其繼續受僱建議須徴詢委員會的意見。年內，委員會就20 項繼續受僱遴選工作的建議提供意見，當中涉及 62 名人員的延長服務申請。二零二零年的延長服務或退休後重行受僱個案(包括繼續受僱個案）的分項數字，以及與先前四年同類數字的比較，載於附錄 VII。
2.10
為確保繼續受僱計劃所有合資格和合適人選均能獲得遴選委員會考慮，並且在他們停止實際服務前，申請及時獲批7 ，局 / 部門必須適時（即於每個繼續受僱遴選周期8 開始前最少三個月）進行繼續受僱遴選工作。委員會審視年內一項繼續受僱建議時，留意到有關繼續受僱遴選委員會較《聘任工作指引》第 6.19 段所訂的時間遲了六個月才召開。部門解釋無法提早召開繼續受僱遴選委員會，是由於要等待高一級職位的晉升選拔工作有結果後，才可決定推行繼續受僱計劃職級需要填補的相應空缺數目。儘管如此，委員會認為該部門理應預先作好規劃，為各個相關的晉升選拔或繼續受僱遴選委員會訂定合適的時間表，避免延誤。委員會得悉公務員事務局已提醒該部門日後進行相關的晉升選拔和遴選工作時應早作規劃，並嚴格依循時間表行事。
7
繼續受僱申請如獲批准，獲選申請人必須在終止實際服務之前開始其繼續受僱。
8
繼續受僱的遴選周期一般應在適用於有關職級的評核周期屆滿日期起計九個曆月後開始，為期12個月的時期。
2.11
除了上述個案外，委員會欣悉繼續受僱計劃進展順利，遴選工作亦能遵循《聘任工作指引》所訂要求執行。委員會得悉公務員事務局會不時檢視繼續受僱計劃的推行情況。委員會亦會繼續監察該計劃的運作，有需要時會向公務員事務局提供意見。
2.12
公務員事務局在二零一八年七月二十七日推出延遲退休計劃，讓於二零零零年六月一日至二零一五年五月三十一日期間入職的現職公務員選擇延遲五年退休。由二零一八年九月十七日起計，合資格人員有兩年時間作出選擇。截至二零二零年九月十六日選擇期結束時，約有47 000 名合資格公務員（按所有合資格人數為 56 000 人計算，即佔 83% ) 選擇延遲退休。該計劃並於二零二一年三月十五日生效。與繼續受僱計劃不同，各局 / 部門批准延遲退休計劃的申請前，無須先徵詢委員會的意見。獲批准延遲退休的公務員增添了政府的勞動力，繼續為市民服務。
試用 / 試任人員的管理
2.13
規定受聘人員須經過試用 / 試任期的安排，有多個目的，包括︰
(a)
讓受聘人員有機會證明自己適合繼續受聘為公務員；
(b)
讓聘任當局評核受聘人員的工作表現及品行，以確定其是否適合聘用；以及
(c)
讓受聘人員有時間取得相關職位規定的額外資格或通過所需考試。

為保持試用 / 試任制度穩妥施行，部門 / 職系首長負有監督試用 / 試任人員管理工作的權責，包括提供所需培訓、指導和輔導，以協助他們適應工作；也須持續監察他們的工作表現，適時提供意見，以決定應否批准人員通過試用 / 試任關限。部門 / 職系首長亦需確保管方採取適當措施，處理任何在試用或試任期內出現的問題。
2.14
如有關人員因品行及 / 或工作表現欠佳而不適合留任或續聘，當局應把握時機，終止其試用 / 試任期。為了維持一支優秀的公務員隊伍，部門 / 職系首長應以嚴格標準評核試用 / 試任人員的工作表現和品行，確保只有在各方面均合適的人員才能通過試用 / 試任關限。根據公務員事務局頒布的指引及《公務員事務規例》，終止試用 / 試任不是懲罰。在試用 / 試任期內任何時間，如有關人員在工作表現 / 品行方面未能達到所需要求，又或其態度出現問題，在經指導和給予意見後仍無顯著改善，則有關部門 / 職系首長應及早採取果斷行動，根據《公務員事務規例》第 186 / 200 條終止其服務，而無需等待試用 /試任期完結或訴諸紀律行動。
2.15
局 / 部門不應用延長試用 / 試任期代替終止聘用，亦不應純粹為了讓受聘人員有更多時間證明自己能勝任有關工作而延長其試用 / 試任期。根據《公務員事務規例》第 183(5) / 199(3) 條，在一般情況下，試用 / 試任期不得延長，除非有關人員因患病或放取進修假期而暫時離開崗位，以致當局沒有足夠機會評核該人員是否適合通過試用 / 試任關限，又或該人員在符合勝任標準或取得通過試用 / 試任關限所需資格方面暫時遇到不能控制的情況，才作考慮。只有在非常特殊的情況下，該人員雖尚未完全符合勝任標準，但明顯展示有能力於延長的試用 / 試任期內達到標準，其試用 / 試任期才應獲得延長。
2.16
二零二零年，委員會錄得合共 26 宗終止人員試用 / 試任期的個案，所有個案均與人員工作表現和 / 或品行欠佳有關。年內另有 147 宗建議延長試用 / 試任期的個案，大部分個案都是因為人員工作表現偶有失準、品行有輕微缺失或由於健康問題長期缺勤，又或有待取得職位規定的資格才能繼續受聘等，而有關的局 / 部門認為可再給予時間，讓他們證明適合長期受聘 / 通過試任關限。這些個案的分項數字和與先前四年同類數字的比較，載於附錄 VIII。
2.17
各局 / 部門普遍都能恪守聘用合適人選的原則，務求妥善施行試用 /試任制度。不過，委員會也關注到，對於部分行為不當或工作表現有明顯不足之處的人員，有些局 / 部門仍建議延長其試用 / 試任期，標準過於寛鬆。以下列舉幾個例子。在一宗疏忽職守的個案中，管方在決定應採取合適的行動時，並沒有評估該人員的缺失可引致的風險；在另一宗個案中，對一名上班慣性遲到的人員，管方只是發出勸諭信；還有另一宗個案，一名人員不服從上級，並多次不遵守部門規定員工當值時必須穿着整齊制服的訓令，有關部門理應考慮處以較重懲罰，卻只是向該人員發出口頭警告。委員會認為部門應訂立更嚴格的紀律標準。對於員工編制龐大的部門來說，尤其需要向員工灌輸貫徹一致、嚴守紀律的意識。
2.18
對於不當行為較為嚴重的個案，有關部門應檢視有關人員整體上是否仍適合繼續受聘，而不應只以簡易紀律行動9 處理。此外，要收阻嚇之效，除了懲罰的輕重外，適時作出處分也同樣重要。委員會留意到，有一個部門去年處理的數個個案中，有些需時長達八至十六個月，管方才決定有需要和有理由終止人員的試用 / 試任期。拖延行動，不但影響部門有決心維持公務員崇高品行和紀律標準的公信力，還反映部門管方的工作效率。委員會支持有關處分建議，同時亦促請有關部門全面檢討運作，以期改善其試用 / 試任人員的管理及紀律處分制度。
9
簡易紀律行動包括口頭和書面警告，適用於公務員干犯輕微不當行為(例如偶爾遲到)的個案，可讓局 / 部門迅速處理這些不當行為，以儆效尤。這類個案無須徵詢委員會的意見。被口頭或書面警告的人員會受到限制，在一段時間內不得晉升或獲委任。試用人員如被口頭或書面警告，不論警告於試用期內何時發出，其試用期會分別被延長六個月或一年，並會根據《公務員事務規例》第186條，導致該員有金錢損失。試用人員在延長的試用期內不會獲發增薪，其增薪日期亦會永久延後一段相同時間。在延長的試用期完結時，聘任當局會考慮該人員的工作表現是否令人滿意，以及是否信納該人員完全符合該職系的長期實聘要求，以決定是否確實聘任該人員為該職級的人員。
2.19
另外， 委員會建議公務員事務局考慮與部門和職系管方合作，加強督導人員對試用 / 試任人員的工作表現及紀律的管理。開辦強化培訓課程或經驗分享會，亦有助管方執行對試用 / 試任人員的日常管理和督導工作。委員會會繼續與公務員事務局合作，務求改善試用 / 試任管理制度有欠嚴謹之處。
2.20
評核報告是管理員工工作表現制度的重要一環，既是監察和評核員工表現的工具，亦可作為反映意見及培育員工之用。委員會多年來一再強調，依時為員工（尤其是試用 / 試任人員）撰寫評核報告，極為重要。撰寫試用 / 試任人員評核報告如有不當延誤，受評人便無法盡早知悉本身工作表現的優劣，甚至無從及時改善不足之處，以求通過試用 / 試任關限。
2.21
年內， 委員會發現四宗屢次逾期撰寫試用期評核報告的個案，過半數的試用期評核報告均遲了三個多月才完成。委員會已建議相關的局 / 部門以書面提醒督導人員有責任準時撰寫員工評核報告。如延誤情況嚴重，我們認為可以在有關督導人員本身的評核報告作記錄，以反映其管理下屬的職責和表現。
2.22
按簡易紀律行動發出口頭和書面警告，是公務員懲罰體制中第一和第二的兩個層級，目的是讓前線督導人員可迅速行動，及時糾正和阻止輕微的不當行為，事前無須徵詢委員會意見。不過，因被處罰而引致延長試用期或押後通過試用關限的個案則須提交委員會考慮。委員會明白，為確保程序恰當，管方必須確立實證，並讓涉事人員有機會提出申述和要求覆核個案，但我們一向認為行事迅速快捷同樣重要，否則便無法達到預期的懲前治後之效。有兩宗個案，部門管方用了超過八個月才向試用人員發出口頭警告。委員會已提醒相關部門須迅速行事，切勿在與個案不大相干的細節上糾纏，並應盡快執行處分。
2.23
要評核試用 / 試任人員是否適合按長期聘用條款繼續受聘，必須掌握各員全面的記錄和最新的資料。在一宗個案，試用人員的用戶部門由於疏忽，過了逾 16 個月才向職系管方匯報該人員涉及一宗事故。漏報事件如非其後被發現，職系管方可能會因掌握的資料不足，而對該試用人員是否適合繼續受聘作出錯誤決定。這宗個案說明，資料不全或溝通不足都會對管方能否適時採取恰當行動有所影響。有關個案的負責人員需要提高警覺，多加警惕，確保適時採取一致行動。委員會已建議該部門檢視和加強其匯報 / 監察機制，確保收集全面和最新的資料，並適時傳達各方，以便作出妥善的跟進。
2.24
根據《公務員事務規例》第 186(4) 條 / 200(4) 條的規定，屬委員會職權範圍的延長或終止試用 / 試任期建議，應盡可能在相關試用 / 試任期屆滿前最少兩個月提交委員會。有一宗個案，部門就一名正接受執法機關調查的人員，徵求進一步押後批准其通過試用關限，但該部門在通過試用關限日期屆滿後一個多月才向委員會提交建議。委員會認為，如果該部門能更密切監察有關的調查進度，作出適當的判斷並建議一個合理押後通過試用關限的限期，延誤是可以避免的。另有一個部門延遲遞交三宗個案，原因是部門內專責處理個案的小組內部溝通出現問題，遺漏了這三宗個案。該三宗個案性質均屬較為簡單，都是涉及因試用人員患病而需延長試用期，委員會最終能夠加速審議個案，並在有關人員試用期結束前或結束後不久，便能把意見通知該部門。這全靠委員會秘書處調動繁重的工作日程和工作優先次序才可做到。委員會已要求該部門檢視其監察制度，並審視其處理小組就疏忽一事應否負上的責任。
2.25
設立有效制度監察和督導執行戶外職務的人員，既是必要，亦有挑戰。在一宗延長試任期的個案中，一名執行戶外職務的試任人員因擅離職守而遭部門口頭警告。有關部門早前曾發生一隊人員擅離職守的事件，因應這些事件，部門引進了資訊科技改善其員工督導和質素保證制度。除發出清晰指示說明實地視察的次數和程序外(包括突擊檢查和查核人員出勤記錄)，有關部門的高層人員亦會定期舉行監督員工紀律的簡報會。該部門又在用作執行戶外職務的部門車輛裝設全球定位系統、車輛攝錄機和記錄系統，除了確保部門提供的服務，還有助部門策劃其服務。該部門主動研究創新的措施加強對員工的督導，為其他部門樹立良好榜樣，值得效法。
其他公務員聘任事宜
2.26
委員會就其他公務員聘任事宜提供意見， 包括續約、不予續約或延長合約期、根據《公務人員(管理)命令》第12條為公眾利益着想而着令退休、借調10 、開放職位安排11 、檢討署任安排和更新《聘任指南》12 等事項。二零二零年，委員會就 91 宗上述類別的個案提供意見。這些個案的分項統計數字和與先前四年數字的比較，載於附錄 IX。
10
借調是暫時免除某人員的實任職務，以有時限和非實任的方式，安排該員填補另一個不屬於其本身職系的職位。一般而言，假如某部門在一段短時間內需要某些技能或專長來配合運作，而具備這些技能或專長的人員只能在另一個公務員職系中找到，該部門便會考慮借調另一職系的人員填補轄下的職位。
11
開放職位安排是指把合約人員所擔任屬於晉升職級的職位，開放給目前出任該職位的人員和其他低一級的合資格人員競逐。這項安排適用於本身是永久性居民而又希望按本地模式條款續約的海外合約人員，以及申請按現行條款續約的其他合約人員。
12
《聘任指南》是部門就個別職級擬備的正式文件，說明各職級在招聘或晉升方面所需的資歷、要求和聘用條款。各局和部門須經常更新其職權範圍內各職系《聘任指南》所載的入職條件、聘用條款和職責說明，並提交公務員事務局批准。
2.27
根據《公務人員(管理)命令》第 12 條為公眾利益着想而着令退休，並非紀律處分或懲罰，而是為公眾利益着想，基於下列原因而採取的行政措施︰
(a)
工作表現持續欠佳：員工雖然已獲管方給予機會證明其能力，但工作表現仍未能達到要求；或
(b)
失去信心︰管方因對員工失去信心，無法再委以公職。

為公眾利益着想而被着令退休的人員可獲得退休福利。如屬按可享退休金條款受聘的人員，其退休金會延至其達到法定退休年齡時發放。如屬按公務員公積金計劃條款受聘的人員，則可按有關計劃的規則，獲發放來自政府自願性供款的累算權益。
2.28
年內，有七個局 / 部門轄下共九名人員受到密切觀察。政府在徵詢委員會的意見後，根據第 12 條着令一名工作表現持續欠佳的人員退休。兩名人員其後被剔出觀察名單，其中一名因紀律原因遭迫令退休，而另一名原本打算根據第 12 條着令退休，但有關行動因該人員的健康理由而被擱置。截至二零二零年年底，仍有六名人員受到密切觀察。
2.29
委員會在處理與晉升選拔有關的工作而審核員工評核報告時，會繼續提醒各局 / 部門留意可能須根據第 12 條採取行動的個案，以便作適當跟進。委員會也會密切監察部門管方有否果斷並適時採取此項行政措施。
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