对晋升选拔个案的意见

公务员的晋升以优秀表现，有能者得之为原则。晋升不是既有的权利，也不是对长期服务者的奖励。人员须展示在各方面都能胜任较高职级职务的要求，才可获晋升。委员会协助政府采用公平公正的选拔制度，确保最能干的人员才获晋升。

委员会就秘书处职员审视晋升选拔建议的工作，订立了很高的标准。在审议各局 / 部门提交的晋升建议时，委员会要求和必须信纳晋升选拔工作程序妥当，并遵守相关的《公务员事务规例》和既定的规则和程序。年内，在遵行有关规定方面，我们喜见各局 / 部门在过去一年的表现都能保持在高的水平。但有部分个案仍有改善空间。我们已把观察所得和意见告知有关的局 / 部门，现列举一些值得留意的个案加以说明，为各局 / 部门提供参考之馀，也可适当地予以提醒。

委员会除了关注晋升选拔工作整体上是否按规定处理，亦十分重视晋升选拔建议文件的质素。如一份内容清晰、书写得宜的晋升选拔委员会报告，不单有助我们的审议工作，更可大大节省处理的时间。年内，有两个部门的表现出色非凡，让委员会留下特别深刻的印象。除能按《聘任工作指引》的要求，提交全面而准确的资料，更能以实质证据清楚阐明选拔每名获推荐人员的理据。报告还有就其他实力相若人员的表现，与获推荐人员作出比较加以评鉴。委员会赞赏有关部门的工作，并鼓励他们继续努力保持出色表现。

在审阅一些其他晋升选拔工作的报告时，委员会秘书处发现有些粗心大意的错误，须在征询委员会意见前作出纠正。去年，这类个案有五宗，错误包括空缺数目和合资格人员数目的资料不正确；评核报告与晋升选拔委员会报告所记录的工作表现评级有出入；以及合资格人员开始署任的日期有误等。委员会认为，晋升选拔委员会报告提供的所有资料理当准确无误，一般应被推定为无需再作复查。出现这五宗个案，数目虽然不多，却反映委员会秘书处仔细审阅的工作不但有其必要值得做，而且应该继续做。指出这些错误，不是要让有关部门感到尴尬，委员会是希望有关部门接纳我们的意见和建议，避免重犯。

《聘任工作指引》订明部门应为晋升选拔委员会准备所有合资格人员的工作表现评核摘要，以便评核他们的优劣及是否适合晋升。《聘任工作指引》并载有范本以供采用。虽然委员会过去曾作出过意见，但我们仍然发现有两极的情况：有些摘要非常简短，而另一些摘要则把评核报告原文照录，篇幅冗长。但委员会遇到的最大难题，是晋升选拔委员会只是重复该名人员评核报告的评语，却没有在人员的个别评审中阐述所作建议的理由。委员会需要知道晋升选拔委员会推荐人员署理职位的依据，或在那些方面该人员需要接受进一步测试署任职位以待实任¹⁴ ，以及为何不建议实际晋升。对于各局 / 部门一直尽责及积极回应我们的提问和阐释要求，我们表示欣赏。但有时我们需要等待颇长时间才获回覆。最终，一些建议或会作出修订，另有一些经选拔委员会的阐释及提供更多理据后，建议能令委员会满意而获得我们支持。我们认为，如果晋升选拔委员会的报告能提供更详尽的审议内容和资料，委员会便可更快提供意见，各局 / 部门也能尽早落实晋升选拔工作的建议。

《聘任工作指引》第 3.5(a) 段载述在进行晋升选拔工作时，如何厘定晋升和署任职位空缺数目的一般原则和方法。在当前评核周期内预计出现的空缺应计算为可作晋升职位。至于编制以外或有时限职位，倘若有关职位的开设期届满前会有足够的常额编制职位空缺吸纳有关的晋升者，亦应计算为可作晋升职位空缺。除当前评核周期的空缺外，各局 / 部门亦应确定在下一个评核周期的首六个月内出现的空缺数目，以便能预先计划，透过长期署理职位以方便行政¹⁵ 或以短期署理职位，填补有关空缺。至于能否推荐足够晋升人员填补所有空缺，则须由晋升选拔委员会经商议后决定。

年内，委员会喜见有一部门的晋升选拔工作，尽管涉及的职位空缺数量较多，但晋升选拔报告能清楚罗列职位空缺情况（包括职位出缺的日期），并提供了自上一次晋升选拔工作后出现变更的最新资料，大大帮助了委员会秘书处的审议工作，确实是值得其他部门仿效的典范。对此出色的工作表现，委员会已向有关部门表达赞赏。

错误计算职位空缺数目不但产生问题，还会直接影响符合晋升条件的候选人的公平资格。在一宗个案中，部门没有注意到有两名身处晋升职级人员退休在即，因此少算了可晋升职位空缺的数目。在另一宗个案中，部门在计算晋升职位空缺时，没有察觉有一个常额编制职位空缺会于另一个有时限职位届满前出缺，可用以吸纳晋升者。又有另一个部门没有把一个有时限职位空缺计算在内。为厘清职位空缺数量花费了大量时间和人力，但职位空缺资料绝对需要正确掌握，因为委员会最不想见到的是在晋升选拔工作中，有值得晋升的人员因为部门行政出错或疏忽而不能擢升。委员会已提醒有关部门严格遵守相关指引，在计算晋升和署任职位空缺数目时必须更加谨慎。

根据《公务员事务规例》第 125 条，人员实际升职的生效日期通常为较高职级中出现空缺的日期；或有关人员开始执行较高职位职务的日期；又或该员获评定有能力履行较高职位全部职务的日期（通常是晋升选拔委员会召开日期），以最后的日期为准。一些晋升选拔委员会对厘定部分获推荐人员的晋升生效日期，似乎混淆不清。根据委员会的观察， 他们忽略了当晋升选拔委员会召开时， 获推荐晋升人员实际上已连续无间断执行较高职级的职务。原先的建议经委员会询问后作出修订，有关人员最终按《公务员事务规例》第 125 条获推荐晋升，而生效日期为晋升选拔委员会召开日期。

晋升选拔委员会的主要工作，是要公正评核所有合资格人选的晋升资格，并选出最优秀的人员晋升。如未能准确决定候选人员的资格，会令人质疑晋升选拔委员会的诚信。所以晋升选拔委员会必须把所有合资格人员纳入考虑之列，同时剔除不合资格的人员。

年内，委员会在审阅两项晋升建议时，发现有人员误被遗漏而未获考虑。在第一宗个案中，由于两名人员如获晋升，实际服务期不足12 个月，因而在该项晋升选拔工作中不获考虑¹⁶ 。然而，有关的晋升选拔委员会忽略了一点，虽然合资格人员身处职级的退休年龄订明为55 岁，但晋升职级则为 57 岁。因此，他们不应一早被剔除。在第二宗个案中，有关的晋升选拔委员会误把被借调至另一机构的人员视为在接受试任，而没把他列为符合资格的人选^见注16。经委员会秘书处询问后，问题得以更正，委员会已提醒有关部门日后厘定人员的资格时要加倍小心。

把不符合资格的人员纳入考虑晋升之列，亦属严重错误，不应容许这种情况发生。如晋升职级涵盖多个职责组别，候选人必须具备相关职责组别的指定专业资格，方可获考虑晋升。委员会在审议某个组别的晋升建议时，留意到在上一轮晋升选拔工作被纳入考虑之列的两名候选人，在是次晋升选拔工作被视为不合资格。部门解释指该两名人员所具备的资格经再次审核后，发现并非属所需具备的指定专业资格。幸好该两名人员在上一次和今次的晋升选拔工作中均没有获推荐晋升，事件并无造成无法补救的结果，但有此疏忽，实有损部门的专业形象。我们已提醒该部门，在进行晋升选拔工作前，必须确认所有候选人所具备的资格，谨慎从事。我们认为部门不应只倚赖人事组职员进行资格审核，并已要求职系管方查核和确认候选人所具备的专业资格。

根据《聘任工作指引》第 3.21 段，若合资格人员数目众多，晋升选拔委员会可因应晋升职级的职务拟定筛选准则，令合资格人数较易处理。此举有助晋升选拔委员会加快工作流程，令行政效率得以提高。但是，若有个别人员表现突出，即使该人员只符合资格准则而不符合筛选准则，晋升选拔委员会也不应因其不符筛选准则而不予考虑。委员会一向主张各局 / 部门审慎拟订晋升选拔的筛选准则。如符合资格的人数不多，晋升选拔委员会便应考虑所有人选，而不应加设任何筛选准则。晋升选拔委员会除了要考虑所订准则与以往采纳的是否一致外，亦须适当考虑当前晋升选拔工作的职位空缺情况和拟采纳准则带来的实际效果。

年内，委员会发现有一个部门召开的两个晋升选拔委员会，都采用了新的筛选准则，甄别出少量合资格人员详加考虑，但该两项晋升选拔的工作涉及合资格人员分别为 18 人和 38 人，人员数量明显没有需要再削减。委员会已建议有关部门在日后的晋升选拔工作，检讨所采用的筛选准则是否合适。

在另一项晋升选拔工作，我们发现由于采纳过往沿用的筛选准则，经筛选后的初步人数竟少于需待填补空缺的数目。虽然一致的准则是决定采纳与否的一项考虑因素，但不应墨守成规而忽视了当前实际情况。这宗个案的晋升选拔委员会，理应考虑放宽筛选准则，甚至取消筛选，扩大竞逐晋升的人选数目。委员会已建议有关部门提醒下一轮晋升选拔委员会，在考虑采用筛选准则时格外审慎。

晋升选拔委员会在评审候选人员，从中选拔适合晋升的人选时，应主要参考有关人员在过往一段时间内（通常为三年）评核报告中所载的表现。晋升选拔委员会成员对候选人员的个人认识，只属补充性质，不应凌驾评核报告的评核。委员会赞成在评审和比较候选人员的优劣时，应以各人员过往多年的工作表现为依据，不应理会评核报告没有记录或反映的传闻或未经证实的评语。这说明委员会为何格外重视工作表现评核制度，以及对评核报告的质素有严格的要求。除了评审候选人员的工作表现和能力，晋升选拔委员会还有责任考虑人员的个人特质，尤其是人员对工作的热诚和是否竭尽所能履行职务。

在一项晋升选拔工作中，晋升选拔委员会虽然知道数名人员曾多次拒绝部门的邀请，不愿接受履行更高职位职责所需的培训课程，但仍以该些人员工作表现记录一直良好为由，推荐他们候补署理职位。虽然署任并非晋升的先决条件，但晋升选拔委员会通常会建议安排人员长期署任，藉此确定该人员在各方面都能胜任，才可实任较高级职位。在这宗个案中，有关人员拒绝接受培训并不单是个人选择的问题。管方须考虑，有关人员在未接受所需培训的情况下，会否是合适人选履行和可委以较高级的职务。晋升选拔委员会应我们的要求作出覆检，其后决定把该数名人员从署任名单中剔除。晋升选拔委员会须紧记，除工作表现良好外，人员必须显示其具备所需的各项必要素质和特质，才合适委以较高职级。

在另一项晋升选拔工作中，晋升选拔委员会的主席和一名成员虽然知悉一宗反映两名人选能力不足的事件，却没有把事件告知晋升选拔委员会，原因是该事件是在上一个评核周期之后发生，故没有载述于评核报告内以供晋升选拔委员会审视。在该事件没有被提及的情况下，晋升选拔委员会根据评核报告内的工作表现评价，一致推荐该两名人选晋升。晋升选拔委员会的建议其后提交予聘任当局批准通过。聘任当局留意到晋升选拔委员会并没有获告知有关事件。在聘任当局的指示下，晋升选拔委员会再次召开，以重新考虑该两名人选的晋升资格。经审议后，晋升选拔委员会的结论是，应修订原先的建议，并推荐该两名人选继续署理职位以方便行政，再作观察。委员会赞扬聘任当局能恰如其分尽职批核晋升选拔委员会的建议。我们认为，该名主席和成员应向晋升选拔委员会补充有关资料，因为该事件证明属实，而且属关连因素，是委员会应当考虑的。

根据《聘任工作指引》第 3.38 段，晋升选拔委员会在作出建议前，应已覆检在上一次的晋升选拔中获推荐署任人员的表现（如有的话）。由于按先前晋升选拔委员会的推荐而署任较高职级的人员，与实任职级的人员所肩负的职责轻重有别，因此不宜把给予他们表现的评级作惯性比较。

在某部门的一项建议中，晋升选拔委员会覆检八名按先前晋升选拔委员会建议已开始署任人员的晋升资格后，推荐五名未有全年署任工作表现评核的人员实际升职，另外三名人员则署理职位以待实任^见注14。由于后三名人员较早开始署任，其署任期内的工作表现是以全面报告形式评核。在同一部门进行的另一次晋升选拔工作中，晋升选拔委员会考虑了三名人员的晋升资格，他们在晋升选拔委员会会议召开前在不同时间开始署任。一名未获评核署任工作表现的人员获推荐署理职位以待实任，为期六个月，馀下两名署任表现获书面评核的人员则被推荐继续署任职位以方便行政^见注15。委员会详细审视后，发现两个晋升选拔委员会惯性地参考评核报告所载的工作表现评级，而忽略了评核涉及不同职级：一个是实任职级，另一个是署任职级。两个晋升选拔委员会错误地比较有关人员的工作表现评级，而没有充分考虑他们肩负的职责轻重有别。这种比较显然并不恰当，对有关人员也不公平。两个晋升选拔委员会应我们的要求作出覆检后，接纳我们的意见，重新检视有关人员的晋升资格。委员会满意经修订后得出公平的结果，并建议有关部门提醒日后的晋升选拔委员会，在审视和比较所有合资格人选的优劣时应更加审慎。在遵循《聘任工作指引》的准则之馀，亦应加深了解既定规则背后的理据。

正如第二章所述， 公务员事务局谘询委员会后， 已公布就招聘和晋升选拔工作的利益申报实施简化安排。有了公务员事务局更清晰的指引，再加上多年来委员会向各局 / 部门提供意见，我们欣见局 / 部门在处理利益申报时大致都能提高警觉，作出适当的决定以避免利益冲突的情况，并符合现行指引。

在两宗个案中，委员会对两名有明显利益冲突的人员获推荐为两个晋升选拔委员会的成员，感到难以理解。在该两宗个案中，两人的配偶均在合资格可被考虑人选之列。在作出申报与配偶的关系，并向聘任当局汇报后，两个聘任当局均指示要撤换该两名人员决定正确。委员会感到惊讶和关注的是，为何在委任两人为晋升选拔委员会成员的批核过程没有发现当中的关系，委任程序仍能继续进行，直至两人作出申报才被阻止。由于政府规定公务员必须填报婚姻状况，以及在聘任期间的任何变更，委员会无法肯定原先的委任是否全因行政疏忽所致，抑或有其他更深层次的问题，须在制度上作出改善。事实上，夫妻两人任职于同一职系或部门并不罕见，当局一般已设有合适的措施和防火墙，防止任何有可能出现的利益冲突。而职系管方在执行涉及夫妻关系人员的管理时已格外谨慎。委员会因此要求该两个部门检视该两宗个案，日后亦需加倍警惕。