對晉升選拔個案的意見

公務員的晉升以優秀表現，有能者得之為原則。晉升不是既有的權利，也不是對長期服務者的獎勵。人員須展示在各方面都能勝任較高職級職務的要求，才可獲晉升。委員會協助政府採用公平公正的選拔制度，確保最能幹的人員才獲晉升。

委員會就秘書處職員審視晉升選拔建議的工作，訂立了很高的標準。在審議各局 / 部門提交的晉升建議時，委員會要求和必須信納晉升選拔工作程序妥當，並遵守相關的《公務員事務規例》和既定的規則和程序。年內，在遵行有關規定方面，我們喜見各局 / 部門在過去一年的表現都能保持在高的水平。但有部分個案仍有改善空間。我們已把觀察所得和意見告知有關的局 / 部門，現列舉一些值得留意的個案加以說明，為各局 / 部門提供參考之餘，也可適當地予以提醒。

委員會除了關注晉升選拔工作整體上是否按規定處理，亦十分重視晉升選拔建議文件的質素。如一份內容清晰﹑書寫得宜的晉升選拔委員會報告，不單有助我們的審議工作，更可大大節省處理的時間。年內，有兩個部門的表現出色非凡，讓委員會留下特別深刻的印象。除能按《聘任工作指引》的要求，提交全面而準確的資料，更能以實質證據清楚闡明選拔每名獲推薦人員的理據。報告還有就其他實力相若人員的表現，與獲推薦人員作出比較加以評鑑。委員會讚賞有關部門的工作，並鼓勵他們繼續努力保持出色表現。

在審閱一些其他晉升選拔工作的報告時，委員會秘書處發現有些粗心大意的錯誤，須在徵詢委員會意見前作出糾正。去年，這類個案有五宗，錯誤包括空缺數目和合資格人員數目的資料不正確；評核報告與晉升選拔委員會報告所記錄的工作表現評級有出入；以及合資格人員開始署任的日期有誤等。委員會認為，晉升選拔委員會報告提供的所有資料理當準確無誤，一般應被推定為無需再作複查。出現這五宗個案，數目雖然不多，卻反映委員會秘書處仔細審閱的工作不但有其必要值得做，而且應該繼續做。指出這些錯誤，不是要讓有關部門感到尷尬，委員會是希望有關部門接納我們的意見和建議，避免重犯。

《聘任工作指引》訂明部門應為晉升選拔委員會準備所有合資格人員的工作表現評核摘要，以便評核他們的優劣及是否適合晉升。《聘任工作指引》並載有範本以供採用。雖然委員會過去曾作出過意見，但我們仍然發現有兩極的情況：有些摘要非常簡短，而另一些摘要則把評核報告原文照錄，篇幅冗長。但委員會遇到的最大難題，是晉升選拔委員會只是重複該名人員評核報告的評語，卻沒有在人員的個別評審中闡述所作建議的理由。委員會需要知道晉升選拔委員會推薦人員署理職位的依據，或在那些方面該人員需要接受進一步測試署任職位以待實任¹⁴ ，以及為何不建議實際晉升。對於各局 / 部門一直盡責及積極回應我們的提問和闡釋要求，我們表示欣賞。但有時我們需要等待頗長時間才獲回覆。最終，一些建議或會作出修訂，另有一些經選拔委員會的闡釋及提供更多理據後，建議能令委員會滿意而獲得我們支持。我們認為，如果晉升選拔委員會的報告能提供更詳盡的審議內容和資料，委員會便可更快提供意見，各局 / 部門也能盡早落實晉升選拔工作的建議。

《聘任工作指引》第 3.5(a) 段載述在進行晉升選拔工作時，如何釐定晉升和署任職位空缺數目的一般原則和方法。在當前評核周期內預計出現的空缺應計算為可作晉升職位。至於編制以外或有時限職位，倘若有關職位的開設期屆滿前會有足夠的常額編制職位空缺吸納有關的晉升者，亦應計算為可作晉升職位空缺。除當前評核周期的空缺外，各局 / 部門亦應確定在下一個評核周期的首六個月內出現的空缺數目，以便能預先計劃，透過長期署理職位以方便行政¹⁵ 或以短期署理職位，填補有關空缺。至於能否推薦足夠晉升人員填補所有空缺，則須由晉升選拔委員會經商議後決定。

年內，委員會喜見有一部門的晉升選拔工作，儘管涉及的職位空缺數量較多，但晉升選拔報告能清楚羅列職位空缺情況（包括職位出缺的日期），並提供了自上一次晉升選拔工作後出現變更的最新資料，大大幫助了委員會秘書處的審議工作，確實是值得其他部門仿傚的典範。對此出色的工作表現，委員會已向有關部門表達讚賞。

錯誤計算職位空缺數目不但產生問題，還會直接影響符合晉升條件的候選人的公平資格。在一宗個案中，部門沒有注意到有兩名身處晉升職級人員退休在即，因此少算了可晉升職位空缺的數目。在另一宗個案中，部門在計算晉升職位空缺時，沒有察覺有一個常額編制職位空缺會於另一個有時限職位屆滿前出缺，可用以吸納晉升者。又有另一個部門沒有把一個有時限職位空缺計算在內。為釐清職位空缺數量花費了大量時間和人力，但職位空缺資料絕對需要正確掌握，因為委員會最不想見到的是在晉升選拔工作中，有值得晉升的人員因為部門行政出錯或疏忽而不能擢升。委員會已提醒有關部門嚴格遵守相關指引，在計算晉升和署任職位空缺數目時必須更加謹慎。

根據《公務員事務規例》第 125 條，人員實際升職的生效日期通常為較高職級中出現空缺的日期；或有關人員開始執行較高職位職務的日期；又或該員獲評定有能力履行較高職位全部職務的日期（通常是晉升選拔委員會召開日期），以最後的日期為準。一些晉升選拔委員會對釐定部分獲推薦人員的晉升生效日期，似乎混淆不清。根據委員會的觀察， 他們忽略了當晉升選拔委員會召開時， 獲推薦晉升人員實際上已連續無間斷執行較高職級的職務。原先的建議經委員會詢問後作出修訂，有關人員最終按《公務員事務規例》第 125 條獲推薦晉升，而生效日期為晉升選拔委員會召開日期。

晉升選拔委員會的主要工作，是要公正評核所有合資格人選的晉升資格，並選出最優秀的人員晉升。如未能準確決定候選人員的資格，會令人質疑晉升選拔委員會的誠信。所以晉升選拔委員會必須把所有合資格人員納入考慮之列，同時剔除不合資格的人員。

年內，委員會在審閱兩項晉升建議時，發現有人員誤被遺漏而未獲考慮。在第一宗個案中，由於兩名人員如獲晉升，實際服務期不足12 個月，因而在該項晉升選拔工作中不獲考慮¹⁶ 。然而，有關的晉升選拔委員會忽略了一點，雖然合資格人員身處職級的退休年齡訂明為55 歲，但晉升職級則為 57 歲。因此，他們不應一早被剔除。在第二宗個案中，有關的晉升選拔委員會誤把被借調至另一機構的人員視為在接受試任，而沒把他列為符合資格的人選^見註16。經委員會秘書處詢問後，問題得以更正，委員會已提醒有關部門日後釐定人員的資格時要加倍小心。

把不符合資格的人員納入考慮晉升之列，亦屬嚴重錯誤，不應容許這種情況發生。如晉升職級涵蓋多個職責組別，候選人必須具備相關職責組別的指定專業資格，方可獲考慮晉升。委員會在審議某個組別的晉升建議時，留意到在上一輪晉升選拔工作被納入考慮之列的兩名候選人，在是次晉升選拔工作被視為不合資格。部門解釋指該兩名人員所具備的資格經再次審核後，發現並非屬所需具備的指定專業資格。幸好該兩名人員在上一次和今次的晉升選拔工作中均沒有獲推薦晉升，事件並無造成無法補救的結果，但有此疏忽，實有損部門的專業形象。我們已提醒該部門，在進行晉升選拔工作前，必須確認所有候選人所具備的資格，謹慎從事。我們認為部門不應只倚賴人事組職員進行資格審核，並已要求職系管方查核和確認候選人所具備的專業資格。

根據《聘任工作指引》第 3.21 段，若合資格人員數目眾多，晉升選拔委員會可因應晉升職級的職務擬定篩選準則，令合資格人數較易處理。此舉有助晉升選拔委員會加快工作流程，令行政效率得以提高。但是，若有個別人員表現突出，即使該人員只符合資格準則而不符合篩選準則，晉升選拔委員會也不應因其不符篩選準則而不予考慮。委員會一向主張各局 / 部門審慎擬訂晉升選拔的篩選準則。如符合資格的人數不多，晉升選拔委員會便應考慮所有人選，而不應加設任何篩選準則。晉升選拔委員會除了要考慮所訂準則與以往採納的是否一致外，亦須適當考慮當前晉升選拔工作的職位空缺情況和擬採納準則帶來的實際效果。

年內，委員會發現有一個部門召開的兩個晉升選拔委員會，都採用了新的篩選準則，甄別出少量合資格人員詳加考慮，但該兩項晉升選拔的工作涉及合資格人員分別為 18 人和 38 人，人員數量明顯沒有需要再削減。委員會已建議有關部門在日後的晉升選拔工作，檢討所採用的篩選準則是否合適。

在另一項晉升選拔工作，我們發現由於採納過往沿用的篩選準則，經篩選後的初步人數竟少於需待填補空缺的數目。雖然一致的準則是決定採納與否的一項考慮因素，但不應墨守成規而忽視了當前實際情況。這宗個案的晉升選拔委員會，理應考慮放寬篩選準則，甚至取消篩選，擴大競逐晉升的人選數目。委員會已建議有關部門提醒下一輪晉升選拔委員會，在考慮採用篩選準則時格外審慎。

晉升選拔委員會在評審候選人員，從中選拔適合晉升的人選時，應主要參考有關人員在過往一段時間內（通常為三年）評核報告中所載的表現。晉升選拔委員會成員對候選人員的個人認識，只屬補充性質，不應凌駕評核報告的評核。委員會贊成在評審和比較候選人員的優劣時，應以各人員過往多年的工作表現為依據，不應理會評核報告沒有記錄或反映的傳聞或未經證實的評語。這說明委員會為何格外重視工作表現評核制度，以及對評核報告的質素有嚴格的要求。除了評審候選人員的工作表現和能力，晉升選拔委員會還有責任考慮人員的個人特質，尤其是人員對工作的熱誠和是否竭盡所能履行職務。

在一項晉升選拔工作中，晉升選拔委員會雖然知道數名人員曾多次拒絕部門的邀請，不願接受履行更高職位職責所需的培訓課程，但仍以該些人員工作表現記錄一直良好為由，推薦他們候補署理職位。雖然署任並非晉升的先決條件，但晉升選拔委員會通常會建議安排人員長期署任，藉此確定該人員在各方面都能勝任，才可實任較高級職位。在這宗個案中，有關人員拒絕接受培訓並不單是個人選擇的問題。管方須考慮，有關人員在未接受所需培訓的情況下，會否是合適人選履行和可委以較高級的職務。晉升選拔委員會應我們的要求作出覆檢，其後決定把該數名人員從署任名單中剔除。晉升選拔委員會須緊記，除工作表現良好外，人員必須顯示其具備所需的各項必要素質和特質，才合適委以較高職級。

在另一項晉升選拔工作中，晉升選拔委員會的主席和一名成員雖然知悉一宗反映兩名人選能力不足的事件，卻沒有把事件告知晉升選拔委員會，原因是該事件是在上一個評核周期之後發生，故沒有載述於評核報告內以供晉升選拔委員會審視。在該事件沒有被提及的情況下，晉升選拔委員會根據評核報告內的工作表現評價，一致推薦該兩名人選晉升。晉升選拔委員會的建議其後提交予聘任當局批准通過。聘任當局留意到晉升選拔委員會並沒有獲告知有關事件。在聘任當局的指示下，晉升選拔委員會再次召開，以重新考慮該兩名人選的晉升資格。經審議後，晉升選拔委員會的結論是，應修訂原先的建議，並推薦該兩名人選繼續署理職位以方便行政，再作觀察。委員會讚揚聘任當局能恰如其分盡職批核晉升選拔委員會的建議。我們認為，該名主席和成員應向晉升選拔委員會補充有關資料，因為該事件證明屬實，而且屬關連因素，是委員會應當考慮的。

根據《聘任工作指引》第 3.38 段，晉升選拔委員會在作出建議前，應已覆檢在上一次的晉升選拔中獲推薦署任人員的表現（如有的話）。由於按先前晉升選拔委員會的推薦而署任較高職級的人員，與實任職級的人員所肩負的職責輕重有別，因此不宜把給予他們表現的評級作慣性比較。

在某部門的一項建議中，晉升選拔委員會覆檢八名按先前晉升選拔委員會建議已開始署任人員的晉升資格後，推薦五名未有全年署任工作表現評核的人員實際升職，另外三名人員則署理職位以待實任^見註14。由於後三名人員較早開始署任，其署任期內的工作表現是以全面報告形式評核。在同一部門進行的另一次晉升選拔工作中，晉升選拔委員會考慮了三名人員的晉升資格，他們在晉升選拔委員會會議召開前在不同時間開始署任。一名未獲評核署任工作表現的人員獲推薦署理職位以待實任，為期六個月，餘下兩名署任表現獲書面評核的人員則被推薦繼續署任職位以方便行政^見註15。委員會詳細審視後，發現兩個晉升選拔委員會慣性地參考評核報告所載的工作表現評級，而忽略了評核涉及不同職級：一個是實任職級，另一個是署任職級。兩個晉升選拔委員會錯誤地比較有關人員的工作表現評級，而沒有充分考慮他們肩負的職責輕重有別。這種比較顯然並不恰當，對有關人員也不公平。兩個晉升選拔委員會應我們的要求作出覆檢後，接納我們的意見，重新檢視有關人員的晉升資格。委員會滿意經修訂後得出公平的結果，並建議有關部門提醒日後的晉升選拔委員會，在審視和比較所有合資格人選的優劣時應更加審慎。在遵循《聘任工作指引》的準則之餘，亦應加深了解既定規則背後的理據。

正如第二章所述， 公務員事務局諮詢委員會後， 已公布就招聘和晉升選拔工作的利益申報實施簡化安排。有了公務員事務局更清晰的指引，再加上多年來委員會向各局 / 部門提供意見，我們欣見局 / 部門在處理利益申報時大致都能提高警覺，作出適當的決定以避免利益衝突的情況，並符合現行指引。

在兩宗個案中，委員會對兩名有明顯利益衝突的人員獲推薦為兩個晉升選拔委員會的成員，感到難以理解。在該兩宗個案中，兩人的配偶均在合資格可被考慮人選之列。在作出申報與配偶的關係，並向聘任當局匯報後，兩個聘任當局均指示要撤換該兩名人員決定正確。委員會感到驚訝和關注的是，為何在委任兩人為晉升選拔委員會成員的批核過程沒有發現當中的關係，委任程序仍能繼續進行，直至兩人作出申報才被阻止。由於政府規定公務員必須填報婚姻狀況，以及在聘任期間的任何變更，委員會無法肯定原先的委任是否全因行政疏忽所致，抑或有其他更深層次的問題，須在制度上作出改善。事實上，夫妻兩人任職於同一職系或部門並不罕見，當局一般已設有合適的措施和防火牆，防止任何有可能出現的利益衝突。而職系管方在執行涉及夫妻關係人員的管理時已格外謹慎。委員會因此要求該兩個部門檢視該兩宗個案，日後亦需加倍警惕。