表現管理及員工培育

管理員工表現和發展員工潛能，是維持一支優質公務員隊伍為市民提供有效服務的關鍵。公務員的工作表現管理制度力求讓員工盡展所長、發揮潛能，也是用作確定員工培訓需要的重要管理工具。

要建立盡責高效的公務員隊伍，政府必須設有健全的表現管理制度。管理員工表現是建基於以公正客觀為原則的評核制度，就此，各級督導人員須為員工訂定評核準則，監察員工工作表現。他們同時有責任就下屬的表現作出全面和適時的評核。由於各局 / 部門提交晉升建議供委員會審核時，會一併呈交相關人員的評核報告，因此委員會有機會定期檢視各局 / 部門有否貫徹和妥善執行表現管理制度。委員會除了給予局 / 部門具體意見和建議外，也有提議公務員事務局及前公務員培訓處檢視和探討新措施，以加強表現管理制度的功能和目的。

正如我們在二零二零年的年報所述，前公務員培訓處在聽取委員會的意見後，與五個部門合作，就部門的評核報告檢視了表格的設計和評級表，以反映和更切合有關職系的需要。去年，再多四個部門與該處攜手，更新了部門評核表格。經修訂後，評級表的各項評級現在有更明確的界定，相信有助評核人評核和判別不同人員的工作表現。該處又為十九個部門安排切合各自需要的培訓班，重點協助督導人員提升管理員工表現的技巧。此外，該處又舉辦了兩個專為部門職系主管而設的培訓課程，重點提升溝通和人事管理技巧。

管理員工工作表現需要管理層持續的關心，也是所有主管職級的日常職務。我們留意到，當局為約 4 600 名人員，舉辦了約 190 個有關工作表現管理原則和撰寫工作表現評核報告技巧的培訓課程。在疫情期間，因應保持社交距離措施所需，約有 20 個這類課程是在網上舉行。此外，除了在二零二零年推出兩個網上學習平台外，二零二一年十一月亦推出了一個新平台，方便各級人員獲取或更新有關工作表現管理事宜的知識。委員會欣悉，參與者對課程反應正面，認為課程內容適切有用。

委員會會繼續留意各局 / 部門在管理員工工作表現方面需要改善的地方。以下段落載述委員會在二零二一年所提出部分值得注意的意見和建議。

為善用工作表現管理制度，評核人必須按事實和客觀意見如實作出獨立的評核。在一項晉升選拔工作中，委員會發現其中一名人員雖然已署任了一段長時間並在整體工作表現取得最高評級，但晉升選拔委員會不信納該名人員已具備擔任較高職級所需的資歷和才能，認為該員仍需接受進一步考驗。與評核人就該名人員的工作表現所給予的非常正面評價大不相同。經我們查詢後，部門才清楚解釋該評核人隸屬另一職系，實際上對相關職系和職級的主要職責和所需才能不甚了解。該評核人是根據該名人員在處理日常職務的表現作出評核，而這些都不是相關職系的主流工作，加上與職系管方沒有充分的溝通。委員會同意職系管方必須制定劃一的工作表現標準，以評核職系所有人員。由於該職系的人員或會被調派到各局 / 部門工作，職系主管必須確保有關督導人員清楚知道該職級的要求。由於在公務員隊伍中類似性質的員工調配安排並不罕見，委員會籲請所有職系主管借鑑此個案，並制訂適當指引，確保所有職系人員，不論是由該職系人員直接督導或由其他職系人員督導，其工作表現均要妥善評核。

在審閱另一項停止一名人員署理職位以方便行政任命的建議時，委員會發現評核報告中的工作表現評級與評核人員所給予的負面敘述評語並不一致。直至晉升選拔委員會再闡釋該名人員署任期內的工作表現後，委員會才決定接受其建議。委員會已要求有關部門向相關評核人和加簽人講解情況，提醒他們必須根據評核標準評核有關人員署任期內的工作表現。覆核人在監察和維持劃一評核尺度方面也應發揮作用。如有需要，應作出調整並告知評核人員。

優質的評核報告不僅可為晉升選拔委員會提供主要參考，也可為晉升選拔委員會的建議提供支持理據。委員會對某個部門就某職級的評核工作印象尤為深刻。所有評核報告均妥善撰寫，評核人和加簽人的評語具說服力和條理分明，而所有工作表現評級均有充分證據支持。委員會欣賞有關人員的工作並表示讚揚。

部門首長 / 職系首長負有確保有效管理轄下人員 / 職系的責任，對於未達標準的人員須盡早採取行動處理，尤其是受特殊健康情況影響工作表現的人員。肩負督導責任的管理人員應監察員工在工作場地的相處情況，並主動處理任何衝突。採取紀律行動並非糾正人員表現或不當行為的唯一方法。督導人員應找出問題根源，制訂合適行動協助有關人員。年內，有部門建議就一名被發現屢次毁壞辦公室財物的員工採取正式紀律行動。雖然有關行為屬刑事性質，表面上不可接受，但原來管方忽視了該員有特殊健康狀況更深的原因。經調查後，有關部門同意委員會的意見，認為該個案有可從輕處理的理由，有關員工無需為其毀壞行為負上全責。部門經慎重考慮後決定對員工不作處分。我們已促請職系首長提升前線督導人員的人事管理技巧，並建議前線人員及早向上級報告不尋常情況好讓管理層及早介入。

就上文提及的個案，委員會在檢視該員過往的評核報告後，留意到該員的表現評級一直被評為令人滿意，但報告並無提及該員多年來因特殊健康理由而獲分配輕省職務。督導人員未有明確交代該員是否達到工作要求的程度，亦沒有全面如實地反映該員的能力和表現。該員不獲告知自己的不足，更沒有獲指導應如何改進。委員會已建議有關部門不但要提醒該督導人員，更要為所有督導人員提供培訓，以助他們改善管理員工和撰寫評核報告的技巧。

按照《公務員事務規例》第 236(2) 條的規定，當出現人事變動時，如調職安排是在上次報告後三至六個月內出現，便須在有關人員離開所任職位前，由該員為下屬或由上司為該員以便箋形式擬備評核報告；如距離上次報告的時間超過六個月，便須以正式的評核報告表格填寫報告。在某項遴選工作中，我們發現一名員工在其評核人的督導下雖然只工作了短短幾個月，其評核報告卻以正規的周年報告形式撰寫，但沒有資料顯示該評核人曾徵詢員工前任上司的意見，管方亦不曾按照規定就員工較早前的表現要求另行撰寫評核報告。此外，《工作表現管理指引》第 2.1.7 段訂明，如在評核年度內有多於一位評核人為受評人撰寫評核報告，應至少有一份報告是以全面的評核報告表格撰寫，以便對受評人的表現、才能和潛質作出詳盡評核。我們在一項晉升選拔工作觀察到，在評核年度內不同評核人就某員工撰寫評核報告，但全部報告均以便箋形式撰寫。委員會已提醒有關部門指示評核人和相關支援行政人員，閱讀和重溫相關指引，以助他們就撰寫員工評核報告作出適當安排。

為確保表現管理制度穩妥施行，部門首長 / 職系首長應密切監察員工的品行和表現，定期向他們提供意見，按情況盡早採取所需行動，例如發出勸諭信、展開簡易或正式紀律懲處、終止聘用等。對於獲晉升選拔委員會推薦而長期署任的人員，管方評審他們在署任期內的表現時，應尤其嚴謹。管方應給予他們足夠機會，在較高職級展現所長，而督導人員則有責任指導他們，協助他們達到所需標準。當發現人員有弱點或需要加強的地方，應毫不含糊地及早清楚提示。此外，應妥善備存文件記錄，以便管方採取適當管理措施，以及規劃有關人員的發展需要。

年內，委員會收到某晉升選拔委員停止一名員工署理職位以方便行政任命的建議。雖然晉升選拔委員會報告已報備充分理據支持有關建議，但委員會發現，該晉升選拔委員會聲稱督導人員曾向該員指出其弱點，並加以忠告，但有關忠告卻沒有詳細妥善記錄在案。文件記錄不完整，可能會引起有關員工質疑，也不利謀劃該人員的發展需要。委員會已建議該部門作適當跟進，以及向該員提供職業輔導。相比之下，委員會欣悉另一個部門就一名工作表現記錄欠佳的試用人員，能夠妥善記錄對該員展開的一系列管理措施。我們留意到，在發現該員出現力有不逮的跡象，其上司便馬上採取行動，引導該員作出改善。該員除得到口頭指導和輔導外，還收到書面建議需要改善的地方。管方為了讓該員清楚知道自己的工作表現欠佳，就該員撰寫評核期較短的特別評核報告，並與該員面談，並暫停發放增薪以作示警。由於管方能採取循序漸進的管理措施，延長該員的試用期實為有理有據。委員會已向有關部門表示讚賞。

設立評核委員會是為了確保同一職級的評核標準一致，以求評級公允。根據《工作表現管理指引》，評核委員會須在評核標準出現差異時校平和調節評核報告的評級。評核委員會亦應就其對原有評級所作的調整提出具體意見。評核委員會對個別評核報告所提出的意見應妥為記錄，有關副本亦應存放於受評人的評核報告檔案內。

二零二一年，委員會欣悉評核委員會的運作大致暢順有效。在部分個案中，委員會希望評核委員會能採取所需步驟，作出實際調整，而非純粹記錄認為某一評級過高的意見。我們發現在少數個案中，加簽人 / 覆核人就評核人的評級作出調整，卻沒有提供理由。我們認為，有關人員如能就調整評級作簡單解釋，可以幫助管理層了解評級出現差異背後的理據。有關部門對我們的建議作出正面回應，並承諾會採取措施加強評核委員會的運作。

為配合和完善評核委員會的職能，管方必須根據評核委員會的意見和建議，適時採取恰當的跟進行動。某部門的評核委員會雖然認真作出評核並建議應向相關評核人員尋求解釋，但委員會關注到該評核委員會的建議未獲執行和跟進。委員會認為情況並不理想，因為評核委員會提出的意見可能對評核報告中的工作表現評核有影響。雖然該部門對我們就個別人選的查詢作出回應，但我們建議該部門加強評核委員會的功能，確保評核人對人員作出的表現評核能與有關職級訂明的標準完全一致。

委員會一直主張訂定全面的員工發展策略，包括為各級員工制訂周詳的事業發展職位調派政策和有系統的培訓計劃。完善的員工發展計劃有助提升員工的才能，讓他們作好準備承擔更多不同職責，亦有助建立人才庫，令部門員工能順利接任。為此，職系管方有責任確保員工有適當的調職安排，以達致發展事業，增進閱歷和獲取經驗的目的。

年內，委員會發現各局 / 部門有些人員長時間留在同一崗位。儘管這些情況通常是出於迫切的服務或運作需要，但委員會認為職系管方應有更積極的行動。有一些個案是有關人員本身不願意接受新崗位。鑑於職位調派應由管方主導，委員會認為，對於那些已留在同一崗位太長時間但表示不希望調職的人員，職系管方也應檢視有關個案。職系管方固然應與職系人員保持溝通以了解他們的意願，但為配合運作和服務需要，管方對調職安排的主導權不應受影響。職系管方應向有關人員強調職位調派的好處，並激勵他們增廣閱歷，提升晉升競爭力。