晋升

公务员队伍以晋升方式填补较高职级空缺，是行之有效的机制，为公务员提供发展事业机会，建立晋升阶梯。公务员的晋升以能者居之和公平竞争为原则。甄选过程是建基于才干、经验、表现、品格和规定的资历(如有)等客观准则。公务员要获得晋升，必须靠自己的能力争取得来。晋升不是既有的权利，也不是对长期服务者的奖励，而是对有能力和表现优秀人员的肯定，他们需要展示在各方面都能胜任较高职级职务的要求才可获晋升。不言而喻，甄选过程必须稳妥客观，并确保所有合资格的人员都会得到充分和公平的考虑。

维持公正可信的晋升制度，是吸引和挽留公务员人才的关键。委员会提出的意见，有助政府透过透明公正的程序，甄选及推荐最合适的人员晋升。委员会秘书处的工作受《公务员叙用委员会条例》规限，并须遵循委员会订定的规则和标准。在审视每一项晋升建议时，委员会必须信纳晋升选拔工作程序妥当，并遵守所有适用的《公务员事务规例》和指引。为了维持晋升选拔制度公正健全，委员会向公务员事务局建议，在召开晋升选拔会议前，所有合资格候选人员的评核报告必须备妥完成。去年，委员会欣见有关规定继续得到各局／部门的高度遵从。就数宗情况略为欠妥的晋升个案，我们已直接向有关的局／部门表达意见和建议，并把这些和其他值得注意的个案收录本章内，让负责晋升选拔事宜的人员及／或担任晋升选拔委员会的成员作为参考。

周年评核报告撰写后，晋升选拔委员会／遴选委员会一般应在上一个评核周期完结日起计六个月内召开。由于2019冠状病毒病第五波疫情爆发，政府需推行多项防疫抗疫措施，市民和公务员队伍同受影响。因此委员会与公务员事务局一致同意，给予各局／部门一些弹性，灵活编订／重新编订已计划的晋升选拔工作。虽然在家工作的安排对召开晋升选拔委员会会议带来一些掣肘，委员会欣悉，在电脑科技辅助下，安全可靠的虚拟会议得以安排，没有晋升选拔工作被迫取消，各项晋升选拔工作大致能按计划完成。

为了让合适而又有能力的人员发挥潜能，出任更高职位，我们鼓励各局／部门善用所有职位空缺和可作晋升的职位空缺，让优秀的人员尽早获得擢升。不论是按何种条款受聘的所有合资格人员，都应获考虑。即使某空缺不能用作实际升职，亦应进行遴选工作，物色合适人员以署任方式填补有关空缺。此举适用于有时限和其他可能为期逾六个月的职位空缺，也包括在下一个评核周期首六个月内出现的常额编制职位空缺。职位空缺数目必须准确计算，以免导致员额超出编制。我们在审阅二零二二年晋升选拔建议时，发现有两个部门在之前一年即使知道有因为退休而出现可供署任的空缺，但却没有就填补空缺进行遴选。其中一个部门解释因有关空缺预期与六个月时限非常接近，认为可以推迟处理。至于另一宗个案，部门管方决定不作遴选的原因是他们认为部分合资格人员在所属职级的年资较浅，不适合晋升。委员会建议该两个部门紧记，是否有合适人员或哪些人员可获选拔，该由遴选委员会／晋升选拔委员会商议决定，管方应遵循《聘任工作指引》的规定，适时进行遴选／晋升工作，让合适人员填补空缺，以助继任安排的规划工作，亦可尽早物色具潜质的人员尝试出任。

委员会除了关注晋升选拔工作整体上是否按规定办理，亦十分重视晋升选拔委员会报告的质素。对于优异、可作范例的晋升选拔报告，委员会会对相关的局／部门作出表扬，以资鼓励。质素优良的报告有一共通点，就是能清楚详细交代晋升选拔委员会在参考候选人员评核报告后所作的考虑，就实力相若人员的优劣作出清晰而全面的比较，并辅以实证加以说明。

晋升选拔委员会在进行讨论和审议期间，除可查阅所有合资格候选人员的评核报告，晋升选拔委员会秘书会就每名候选人员按其工作表现评核报告撰写摘要，为晋升委员会提供简便参照，便利晋升选拔委员会的审议工作。因此，工作表现评核摘要必须仔细撰写，如实反映有关人员最近三年的工作表现。我们在二零二二年审核的746份晋升选拔委员会报告中，注意到某些工作表现评核摘要有欠妥当，以下加以说明。有些工作表现评核摘要过于简短和笼统，有些却是逐字复述评核报告的内容。至于牵涉到候选人员的不足，就每每被略去或不见被录于评核报告内。因此，当看到晋升选拔委员会报告能提供简明扼要，并清楚罗列候选人员的优点和缺点的评核摘要时，委员会感到分外喜悦。此外，对于有不少部门所提交的晋升选拔委员会报告也见显著改善，充分反映他们从善如流，回应了委员会早前给予的意见，委员会对此感到欣慰。我们已把部分有代表性的个案转交公务员事务局，作培训之用，并知悉这些个案在培训工作坊用作经验分享。

晋升选拔委员会／遴选委员会在展开工作前，首要任务是确定空缺数目，并按《聘任工作指引》第3.5(a) 段所订的规管原则，决定有关空缺可否用作实际晋升或长期署任。多年来，委员会一直主张各局／部门管方在展开晋升选拔工作前，须先得到政策局批准，并须准确汇报有待填补的空缺数目。错误计算或漏计空缺数目，不但无助应付服务和运作需要，亦不利推动员工发展。

去年，有一个部门在征得所属政策局许可召开晋升选拔委员会时，漏计了一个因辞职而出现的晋升职位空缺。另有一个部门则因为疏忽，漏报较高职级有空缺后随之出现的一个署任职位空缺，还有两个部门少计了可供长期署任的空缺数目。由于及时更正，有关晋升选拔建议最终未受负面影响。无论如何，管方和负责人员都必须充分了解有关计算晋升及／或署任职位空缺数目的指引。

根据《聘任工作指引》第3.21段，在晋升选拔工作时，若符合资格的人员数目众多，晋升选拔委员会可因应晋升职级的职务拟定筛选准则，下调合资格人数让晋升选拔委员会较能集中考虑合资格人选，加快工作流程，令行政效率得以提高。筛选准则除应与以往采纳的保持一致外，委员会亦建议晋升选拔委员会审慎严谨拟订筛选准则，不应纯以空缺数目和合资格人员数目的比例作为考虑因素。晋升选拔委员会亦须紧记，若有个别合资格人员表现突出，即使他们不符合筛选准则，亦应予以考虑。而在每次展开晋升选拔工作时，都应在考虑所有相关因素后，重新检视是否有需要采用筛选准则，尤其需要顾及须有合理竞争来选出最合适的人员。

我们年前曾建议晋升选拔委员会不要以整体工作表现的评级来筛选候选人员作详细考虑。首先，候选人员在工作表现评核报告所得的评核，已是《公务员事务规例》订明而行之有效的选拔准则。因此，不论候选人员所得的评级为何，晋升选拔委员会必须认真细读。其次，不应单凭评级来评估候选人员是否有能力和适合晋升，因为有关评级必须与评核报告所载的评语通盘考虑。再者，就晋升预设评级水平，可能会令评核工作有失公平客观，并为评核人添加压力。在过去一年，我们仍观察到部分晋升选拔委员会，尽管清楚知道不应遗漏不获筛选但表现突出的候选人员，但他们仍然采用上述做法。由于这种情况一再发生，我们已致函有关部门，再次提醒他们留意委员会的上述意见。

为了准备召开晋升选拔委员会，晋升选拔委员会秘书负责编制合资格候选人员名单，并提供他们的聘任详情、评核报告档案和工作表现评核摘要，供晋升选拔委员会审议。由于这些数据和资料对晋升选拔委员会的工作至为重要，内容必须是准确和经最新核对的。委员会也责成委员会秘书处进行复查，并在有疑问时询问清楚。事实证明，用上的时间和人力是有必要的，下述个案可作说明。在一宗个案中，尽管一名人员在署任职位以待实任后，已获确认升任较高职级，但在二零二二年的晋升选拔报告中，仍被列为合资格候选人员。我们在另一宗个案中发现，晋升选拔委员会报告由于手民之误错误输入一名候选人员的晋升能力评级。至于一些其他个案，在相关晋升选拔工作的委员会报告中，我们亦发现候选人员的年龄、工作表现评级、聘用条款和退休计划等有错漏。这些人为错误都是因粗心大意而造成的。虽然此类工作性质单调琐碎，负责的人员应以专业态度履行其职务，不应马虎了事。类似错误令部门尴尬，也可能会削弱晋升选拔委员会的公信力。经委员会秘书处查询后，有关错漏已获更正，经晋升选拔委员会阐释后，委员会最终接纳其建议。在以上个案额外查询和多花的时间是绝对可以避免的。委员会已提醒有关部门加强警觉，确保向晋升选拔委员会和本委员会提供的所有数据和资料均正确无误，维持晋升选拔工作稳妥无碍。

《聘任工作指引》第3.27和3.30段订明，晋升选拔委员会应主要依据评核报告内所载有关人员在过往一段期间的工作表现进行审议。传闻或未经证实的评语不应被理会，但晋升选拔委员会成员在商议时，可就个人对候选人员所知作补充和提出对候选人员的意见。由于受评人只知道评核报告的内容，晋升选拔委员会须遵守补充资料不能凌驾评核报告的原则，方可予以接纳。

去年，在多份晋升选拔委员会报告中，委员会发现一些有关候选人员表现不足的评语，在评核报告没有记录。委员会关注工作表现管理制度的公信力，并已要求管方在完成进行晋升选拔工作后，尽早约见有关人员清楚告知他们不足之处，并作出建议，鼓励他们作出改进。我们认为，人员表现若有不足，应在评核报告中说明。管方应提醒督导人员须如实全面撰写评核报告，确切反映下属的工作表现，让晋升选拔委员会知悉一切。在有需要时，晋升选拔委员会应向有关评核人或加签人查问清楚，以便在充分掌握资料的情况下作出决定。

根据既定规则，除非有关人员在能力、操守和品行都是合适，否则不应予以晋升。就人员应否获得晋升，聘任当局拥有最终的决定权。在考虑获晋升选拔委员会推荐晋升或署任但因投诉／纪律／刑事个案而正接受调查的人员是否适合晋升时，聘任当局须在公平对待有关人员与维持公务员队伍诚信之间，审慎求取平衡，然后才作出最终决定。公务员事务局亦订有指引，供各局／部门在晋升选拔工作中处理投诉／纪律／刑事个案所涉人员时遵从。

有晋升选拔委员会在处理一项晋升选拔建议时，在报告中加入备注，表示一名获推荐实际升职人员涉及一宗调查中的投诉，有关部门却没有表明聘任当局有否覆检该项获推荐晋升的建议。聘任当局在委员会秘书处查询后才作出覆检，最终决定不接受晋升选拔委员会就该名被投诉人员的建议。委员会已提醒该部门，处理晋升选拔建议时必须谨慎，并须严格遵从公务员事务局的指引。根据现行规则，晋升选拔委员会一般不会获告知针对候选人员的投诉或涉及候选人的调查行动，好让晋升选拔委员会能客观评核所有合资格人员的工作表现和晋升资格，而不受其他因素影响。然而，当晋升选拔委员会提交报告时，委员会期望能获知会所有投诉，以及聘任当局就是否接纳晋升选拔委员会的建议，还是搁置有关建议以待调查有结果的最终决定。